27 de enero de 2015

 

Las elecciones del mes pasado trajeron decenas de caras nuevas al Capitolio, lo que significa que las asociaciones y los grupos de defensa trabajarán arduamente para presentarse y defender sus derechos ante los legisladores y el personal entrantes.

En un reportaje oportuno, el Fundación de Gestión del Congreso lanzó un estudiar Recientemente se basó en entrevistas con aproximadamente 450 miembros del personal del Congreso que explicaron cómo manejar mejor estas reuniones.

Esto significa que tienen datos —no solo opiniones y sugerencias— sobre cómo los miembros del Congreso y su personal quieren ser contactados y qué procedimientos probablemente resulten en tiempo de contacto influyente.

Como dice el informe, “para entrar en sus agendas e influir en el proceso de toma de decisiones políticas se necesita preparación y un poco de delicadeza por parte de los defensores”.

El Congreso quiere conocerte

Los legisladores trabajan hasta 70 horas semanales cuando el Congreso está en sesión y tienen hasta 13 reuniones diarias, según el estudio. “Reciben un bombardeo de datos y opiniones desde todos los lados, muchas de ellas no solicitadas”, señala el informe.

Pero las reuniones en persona con los electores son las que más peso tienen a la hora de influir en las decisiones políticas. De hecho, en un estudio independiente de la Fundación para la Gestión del Congreso, el 95 por ciento de los miembros de la Cámara de Representantes afirmó que mantenerse en contacto con los electores era fundamental para su eficacia.

“Ya sea que alguien sea miembro de una asociación, empleado de una empresa, partidario de una organización sin fines de lucro o grupo de interés, o simplemente un constituyente con algo que decir, los senadores y representantes quieren escuchar a sus electores”, señala el informe.

La importancia de los constituyentes

El informe recomienda algunas cosas básicas para ponerse en contacto con una oficina del Congreso: conocer el calendario del Congreso, ser flexible en cuanto a la hora y el lugar y hacer la solicitud con bastante antelación. Más de la mitad de los empleados encuestados dijeron que lo mejor era un plazo de tres a cuatro semanas. Más de un tercio necesitaba un aviso de al menos dos semanas.

Es importante comprender el cronograma porque es necesario saber si el legislador se encuentra en Washington o en el distrito, y muchos legisladores tienen programadores separados para cada uno. Curiosamente, la investigación muestra que más del 70 por ciento de los legisladores no indicaron preferencia alguna en cuanto al lugar donde se llevan a cabo las reuniones.

Lo que sí les importa es reunirse con constituyentes.

Casi dos tercios de los jefes de gabinete encuestados dijeron que la solicitud de una reunión debería provenir de un constituyente y que este debería estar presente en la reunión cuando se lleva a cabo.

“Uno de los mayores problemas que expresaron los planificadores de la Cámara fue el engaño de los electores, cuando se les promete un elector pero no se materializa cuando se lleva a cabo la reunión”, señala el informe. “La reputación de los grupos ante los miembros se ha arruinado a través de este tipo de duplicidad”.

Concéntrese en su problema

Las reuniones con un legislador suelen ser breves (digamos, de quince minutos) y suelen tener lugar en oficinas del Congreso abarrotadas de gente. Las interrupciones son habituales.

Reúna a un grupo pequeño, que incluya a uno o más electores, y concéntrese en el tema que vino a discutir. Tenga un objetivo claro para la reunión y lo que desea que haga el legislador.

“Puede resultar tentador para los asistentes… plantear cuestiones distintas a las que vinieron a buscar”, señala el informe. “Sin embargo, deben centrarse en el tema en cuestión. El tiempo limitado asignado debe utilizarse para lograr los objetivos de la reunión presentando un argumento claro, centrado y persuasivo y pidiendo al legislador que haga lo que ellos consideren más importante para el debate”.
“Avanzar en el tema.”

El informe sugiere dejar la política fuera de la reunión.

“Conquistar a un representante depende de una comunicación eficaz, un diálogo participativo y argumentos persuasivos”, afirmó. “Una reunión en la oficina de un legislador no es el momento ni el lugar para hablar de elecciones o contribuciones a campañas”.

También sugiere que los defensores muestren cierta flexibilidad y estén preparados para reunirse con un miembro del personal si la programación se complica. Si eso sucede, puede llevar a cabo la reunión exactamente como lo hubiera hecho con el legislador. Si el legislador entra sin previo aviso, simplemente inclúyalo. No es necesario comenzar de nuevo.

Como le dijo un programador de la Cámara a la Fundación de Gestión del Congreso, “una reunión con el personal puede ser MUY beneficiosa”.

Construyendo una relación

Por supuesto, la defensa de un problema no termina en la puerta de salida. Aproximadamente el 94 por ciento de los encuestados dijo que dejar un informe de una o dos páginas sobre el problema es útil, y el 86 por ciento dijo que un correo electrónico con archivos adjuntos es útil.

“Mucha gente deja atrás informes, carpetas de marketing y resúmenes de temas más extensos, pero es poco probable que los lean”, afirma el informe. “Si se trata de algo simple y breve, será útil”.

Envíe mensajes de agradecimiento después de la reunión y, si el legislador le pidió más información, asegúrese de proporcionársela. No querrá convertirse en lo que se conoce como un “amigo por correspondencia” o en alguien que comparte demasiados mensajes de apoyo. Pero una reunión puede ser un trampolín hacia una relación más profunda con el legislador y su oficina, si se maneja correctamente. El informe describe uno de esos escenarios:

“Si los asistentes se presentan, de vez en cuando, a las reuniones del ayuntamiento y otros eventos públicos que el legislador organiza o a los que asiste, comienzan a construir una relación con la oficina. Si se ve a los asistentes a las reuniones participando visiblemente en la defensa de las políticas públicas en el distrito o el estado, especialmente de una manera constructiva y no conflictiva, los legisladores y su personal ven a esas personas como defensores más confiables de sus problemas.

“Si los asistentes están en condiciones de planificar un evento o una visita a un sitio para el miembro, mucho mejor. El miembro puede ver, de primera mano, lo que el grupo está defendiendo y, si hay otros participantes involucrados, tanto el tema como el miembro reciben una atención más amplia”.

Es un trabajo muy laborioso y, a veces, frustrante. Pero, como dice el informe, “las reuniones siguen prevaleciendo sobre cualquier otra interacción entre los legisladores y sus electores”.